De opkomst van de ‘virtual assistant’: een manusje van alles dat op afstand je administratie regelt

Als Paulien van Eerdenburg (35) in 2017 haar bedrijf Nowherdays opricht, waarmee ze vrouwen helpt bij het starten van hun eigen online onderneming, weet ze: als ik wil groeien, moet ik een team om me heen vormen. „Ik wilde geen mensen in loondienst, omdat ik de flexibiliteit in mijn bedrijf wilde behouden. Ik heb toen opgeschreven welke taken ik niet meer zelf wilde doen – de administratie was nummer één, haha – en toen heb ik mijn eerste ‘virtual assistant’ ingehuurd. Inmiddels heb ik er zes en dat bevalt me onwijs goed.”

Wie denkt dat zo’n ‘assistant’ een secretaresse op afstand is, heeft het mis. Een virtual assistant laat zich in het kort nog wel het best omschrijven als een persoon die op afstand – dus virtual – bepaalde zorgen uit handen neemt van een ondernemer. Vaak als zzp’er. Dit gaat van het ordenen van mappen op de computer tot het regelen van een urenregistratie.

Volgens Hanneke Wessel is het lastig er aan overkoepelende, duidelijke definitie voor te geven. Zij startte in 2008 als virtual assistant (VA) en richtte in 2014 de VA School op, waar ze je binnen een half jaar traint tot zo’n assistent. Tot nu toe leidde Wessel duizend mensen op. „In mijn ogen zijn er vier type VA’s: de ideeëngenerator, de structuurmachine, de orde-in-de-chaos-schepper en de techniekliefhebber. Die kunnen van alles doen: van het bouwen van een online leeromgeving of het ordenen van je administratie tot het opzetten van een klantonderzoek. Het is maar net welke werkzaamheden je wil uitbesteden.”

Zelf werkt ze samen met twaalf virtual assistants. „Eén iemand schrijft blogs voor mijn website en doet onderzoek naar mijn social media, eentje onderhoudt de website, ik heb een personal assistant die mijn afspraken inplant en één VA stuurt de boel aan. En oh ja, twee vrouwen beantwoorden mails. Dat is echt fantastisch, je mailbox bijhouden is zo’n tijdrovend klusje. En zo zijn er nog wel wat dingen waarvoor ik een VA inhuur.”

Aantal verachtvoudigd

Mocht Van Eerdenburg er meer willen aannemen, dan is er keuze genoeg voor haar. Het aantal virtual assistants is sinds 2013 bijna verachtvoudigd. Waren er in het eerste kwartaal van dat jaar nog maar 132 te vinden, in het laatste kwartaal van 2021 stonden er 1.169 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Dat blijkt uit cijfers die zijn opgevraagd door NRC. De kans is wel groot dat er meer zijn: niet iedereen geeft zichzelf specifiek de titel ‘virtual assistant’, maar doet wel dat werk, en niet iedereen staat in het Handelsregister ingeschreven. Hoeveel zo’n iemand verdient, wisselt: online lijken de bedragen zo tussen de 30 tot 65 euro per uur te liggen.

Ook Schoevers, het opleidingsinstituut voor secretaresses, office-en eventmanagers en personal assistants dat vestigingen in heel Nederland heeft, leidt sinds drie jaar virtual assistants op. „We bieden daar acht opleidingen voor aan – van het ondernemerschap als VA tot de digitale processen waar je mee te maken krijgt – en daarnaast zit er in iedere opleiding of training wel een ‘VA-module’”, vertelt directeur Rob Rijbroek. „VA’s weten alles van werken op afstand en de nieuwste apps waarmee je efficiënter kan werken. Het is belangrijk dat iedereen bij Schoevers dat ook leert. Je merkt echt dat het beroep leeft: van die 8 opleidingen, staan er 4 in onze top 25 van populairste studies. Het is een vast onderwerp tijdens onze congressen en meetings met het werkveld.”

„De explosie is onder meer te danken aan het nieuwe werken”, legt Rijbroek uit. „Waar, hoe lang en wanneer je werkt, maakt niet zoveel meer uit, als je je werk maar goed doet. VA’s werken vaak vanuit huis – of op andere locaties – en kunnen zo makkelijk schakelen tussen kantoren. Super handig als je als bedrijf locaties door heel het land, of zelfs over de hele wereld, hebt. Nu iedereen door de pandemie online werkt, neemt het vak helemaal een vlucht. We zien de laatste tijd steeds meer mensen onze opleidingen en trainingen tot virtual assistant volgen.”

Lees meer over virtual assistants: Ze haalt alleen geen koffie voor de baas (2015)

Wendy van den Noord (44) is sinds februari vorig jaar fulltime VA. Zij heeft met haar bedrijf Richting Noord voornamelijk coaches en trainers als klanten, zo vertelt ze. „Ik schrijf content, plan socialmediaberichten in, doe ledenadministratie, houd websites bij en beantwoord hun mails. Eerst werkte ik op de groups & events-afdeling van een grote veerbootmaatschappij, maar door corona verloor ik mijn baan. Ik wilde altijd al voor mezelf beginnen en dit was mijn kans. Ik heb de VA School gevolgd en ben toen maar gewoon begonnen. Het fijne aan dit vak is dat je gemakkelijk kunt starten. Je hebt niks nodig, alleen je kennis. Door corona zien mensen nu nog meer de voordelen in van het op afstand werken en het inhuren van een VA.”

Uitzoekklus

Het vinden van een goede assistant kan alleen best lastig zijn. Je kunt dit via-via regelen, zelf vacatures uitzetten of gebruikmaken van speciale bureaus, bijvoorbeeld Vlotte Tantes of Mo Barnes. „Maar het is best een uitzoekklus”, vindt ondernemer Van Eerdenburg. „Je moet daarom van tevoren goed voor ogen hebben wat voor iemand je zoekt en wat jouw voorwaarden zijn.” VA School’er Wessel raadt aan om een beetje te „experimenteren”: „Iemand kan goed in zijn of haar vak zijn, maar niet bij jou persoonlijk passen. Zulke dingen moet je gewoon uitzoeken met iemand.”

De virtual assistant is geen beschermd beroep. Je hoeft dus niet aan bepaalde eisen te voldoen om het vak uit te oefenen. Rijbroek, van opleidingsinstituut Schoevers: „Ik merk om me heen dat de meeste VA’s wel een secretariële opleiding hebben gevolgd, of dat nou via Schoevers of een ander instituut is. Je moet de kennis en vaardigheden van managementsupport kennen – hoe werk je met klanten? – en weten hoe je moet plannen, communiceren en organiseren met de nieuwste apps en programma’s.”

Rijbroek verwacht niet dat de klassieke managementondersteuner op kantoor straks volledig zal worden vervangen door de groei van VA’s. „VA’s worden vaak ingezet voor klussen waar een managementondersteuner op kantoor niet aan toekomt. Bijvoorbeeld door bepaalde organisatie- of communicatieklussen over te nemen. Ze kunnen elkaar hierdoor juist aanvullen.”

„De functie managementassistent is in veel gevallen ook niet meer wat-ie vroeger was. Nu is zo’n iemand echt een co-manager, een sparringpartner voor de manager. Een spin in het web van een bedrijf. Virtual assistants werken op afstand, dat werkt dan niet. Als een medewerker ergens tegenaan loopt, durft hij of zij het vaak niet tegen de manager te zeggen, maar wel tegen de managementassistent. Een vertrouwenspersoon bijna. Zij blijven onmisbaar voor bedrijven.”