Het subsidiepotje moet leeg: wetenschappers TU Delft zochten jarenlang grenzen op om subsidies te ‘maximaliseren’

Eind vorig jaar stopte een promovenda met haar onderzoek aan de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek van de Technische Universiteit Delft. Niet omdat het af was, maar omdat ze vastliep. De universiteit had haar contract toen moeten verbreken, vertelt een ex-medewerker die het verhaal met NRC deelt. Haar onderzoek was gesubsidieerd – en zonder onderzoek is er geen recht op subsidie.

Maar haar begeleiders deden dat niet. De promovenda behield haar contract en bleef salaris ontvangen, zo blijkt uit mails die de voormalige medewerker laat zien. „De TU kan zo de overhead en het reisgeld en dergelijke dat nog in het projectbudget zit op maken, terwijl er geen onderzoek meer gedaan wordt”, vertelt de ex-medewerker.

Het is een voorbeeld van wat binnen de TU Delft „subsidiemaximalisatie” wordt genoemd. Dat is, zeggen ook andere betrokkenen bij de universiteit, een nette term voor iets wat trekken heeft van fraude – namelijk bewust een deel van het verkregen subsidiegeld besteden aan zaken die geen relatie hebben met het onderzoek. Het op deze manier ‘maximaliseren’ van subsidiegelden voor wetenschappelijk onderzoek kwam jarenlang voor bij meerdere faculteiten, blijkt uit tientallen interne documenten en gesprekken met direct betrokkenen.

In reactie op vragen van NRC erkent de universiteit „volmondig” dat de administratie van projectsubsidies „ruimte voor verbetering bood”. Maar van bewust misbruik van projectgelden is volgens de TU Delft nooit sprake geweest. „We nemen radicaal afstand van de suggestie dat hier sprake is van fraude”, schrijft een woordvoerder.

De universiteit zegt bovendien hard te werken aan verbetering. Afgelopen jaar heeft de TU Delft maatregelen doorgevoerd om „de beheersing van subsidiegelden te verbeteren”. Bijvoorbeeld door het onmogelijk te maken voor onderzoekers om meer dan twee maanden na afronding van een project nog uren of andere onkosten op dat project te boeken. „Dat betekent dat we vanaf eind 2023 volgens interne spelregels uren registreren.” Volgens de TU Delft oordeelt de eigen accountant inmiddels positief over de boekhouding rond projecten, en constateert hij nog maar „beperkt” risico’s.

Ernstige tekortkoming

De TU Delft is voor bijna een kwart van haar inkomsten afhankelijk van ‘contractonderzoek’: specifieke onderzoeksprojecten in opdracht van overheden en bedrijven, die daar ook voor betalen (de rest van de financiering komt van het ministerie van Onderwijs). In 2022 haalde de universiteit 228 miljoen euro aan contractinkomsten binnen. De twee grootste faculteiten, CiTG (Civiele Techniek en Geowetenschappen) en Technische Natuurwetenschappen (TNW), genereren zelfs de helft van hun inkomsten uit deze geldstromen.

De TU Delft is de grootste van de technische universiteiten en als geen ander in staat deze gelden – de ‘tweede en derde geldstroom’, in academisch jargon – binnen te halen. Ze krijgt veel meer onderzoeksgeld van het bedrijfsleven dan de drie andere technische universiteiten (Eindhoven, Twente en Wageningen) en haalt ook fors meer geld op bij publieke subsidieverstrekkers, zoals de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Voor wetenschappers vormen die onderzoekssubsidies een onvoorspelbare en ingewikkelde geldvijver. De concurrentie bij het binnenhalen van opdrachten is groot en de subsidies gaan gepaard met een veelheid aan regels. In 2018 kwam bij de TU het geld binnen via zo’n drieduizend onderzoeksprojecten, waarvoor maar liefst 150 (subsidie)regelingen golden, zo staat in een interne inventarisatie. Dat vergt een scherpe controle op de besteding van het subsidiegeld en een betrouwbare boekhouding.

Externe accountants en adviseurs waarschuwden de afgelopen jaren meermaals dat het hier bij de TU Delft aan schortte, blijkt uit documentatie in handen van NRC. Ze wezen er bijvoorbeeld op dat veel onderzoeksprojecten na afronding niet formeel werden afgesloten, zodat het mogelijk bleef om gebruik te maken van een nog openstaand budget. Ook waarschuwden ze het college van bestuur dat wetenschappers slordig bijhielden hoeveel uren ze aan welk onderzoeksproject hadden besteed. Door die uren maanden te laat te registreren, soms zelfs lang nadat de einddatum van een project was verstreken, was moeilijk controleerbaar of ze die tijd echt aan het betreffende project hadden besteed.

In 2018 schrijft consultancybureau Deloitte, ingehuurd om te adviseren over het verbeteren van de financiële administratie, dat er een „risico” is dat het niet tijdig registreren van gewerkte uren tot „kortingen op subsidies” kan leiden. Huisaccountant PwC meldt in datzelfde jaar dat onderzoekers tienduizenden uren pas na afloop van het vorige boekjaar hebben geregistreerd.

Het jaar erop meldt PwC aan het college van bestuur dat er regelmatig problemen zijn bij de controle van onderzoeksprojecten: „Uw risico’s nemen toe.” De accountant dringt opnieuw aan op verbetering van de financiële administratie: „Wij spreken onze zorg uit over de verminderde discipline omtrent urenverantwoording en willen hernieuwd aandacht vragen voor (het belang van) tijdige, juiste en volledige urenverantwoording.”

Eind 2020 kwalificeert EY, dat PwC als externe accountant is opgevolgd, de projectadministratie als „ernstige tekortkoming” in een brief aan het college van bestuur. EY constateert onder andere dat onderzoeksprojecten niet op tijd worden afgesloten en dat er regelmatig geld van het ene project naar het andere wordt geboekt, iets wat niet zomaar mag.

In de brief van EY doemt bovendien een probleem op met „tussenrekeningen”. Dat grote organisaties dergelijke bankrekeningen gebruiken is normaal, maar het is wel de bedoeling dat gelden die daarop binnenkomen snel worden doorgeboekt naar hun daadwerkelijke bestemming. In 2020 blijkt dat op tussenrekeningen van de TU Delft meer dan 50 miljoen euro aan projectgelden staat geparkeerd, die niet naar de rekening van een faculteit of het betreffende onderzoek zijn overgeboekt. Een hoog risico, meldt de accountant. Waar het geld precies vandaan komt en waar het voor bedoeld was, is onduidelijk. Het bestuur zegt toe de tussenrekeningen te zullen analyseren.

De centrale financiële afdeling van de TU Delft duikt in 2020 zelf in de problematiek. „We hebben diverse signalen gekregen”, schrijven medewerkers van deze afdeling eind dat jaar aan de accountant, „dat op enkele onderdelen creatief wordt omgegaan met de besteding van de ontvangen subsidies. Hierdoor zijn er regelmatig intensieve discussies tussen de faculteiten en het concern [de financiële afdeling] over de rechtmatigheid van de uitgaven.”

Geïntimideerd

In de notitie legt de financiële afdeling uit hoe ze de projectadministraties wil verbeteren om uit te sluiten dat „kosten onterecht worden verwerkt op projecten”. Om vervolgens uit te leggen welke vormen deze ongewenste „subsidiemaximalisatie” binnen de TU Delft aanneemt. Zo kregen administratief medewerkers soms „bijzondere verzoeken” van onderzoekers om binnengekomen subsidiegeld naar een andere bestemming dan het desbetreffende project over te boeken. Deze medewerkers „voelen zich regelmatig onder druk gezet/geïntimideerd door de wetenschap”, staat in de notitie.

Dat er een „natuurlijke spanning” zit tussen de „eisen van rechtmatigheid” en „een natuurlijk streven om de subsidie te maximaliseren”, erkende de financiële afdeling. Maar „de Finance medewerker kan niet buiten de kaders [van de subsidieregeling] treden. De wetenschap kan niet verwachten dat een Finance medewerker dit doet.”

Er komen voorbeelden voorbij van ‘bijzondere verzoeken’, zoals „het oudste project moet het eerste ‘volgeboekt’ worden met kosten” en „de tijdregistratie van de projectadministratie dient om zo gunstig mogelijk de subsidie te krijgen”.

Het komt erop neer, leggen bronnen binnen de universiteit aan NRC uit, dat een toegekende subsidie helemaal moet worden opgemaakt, ook als de werkelijke onderzoekskosten lager uitvallen. In die gevallen wordt het geld in het ‘potje’ besteed aan werkzaamheden en materialen die niet onder de subsidie vallen. „Die potjes waren gewoon een melkkoe”, zeggen bronnen bij twee verschillende faculteiten. „Dat geld werd bijvoorbeeld gebruikt voor het bezoeken van conferenties, of om dingen te kopen die ze ergens anders voor nodig hadden.”

Ook constateerde de financiële afdeling, net als de externe accountants, dat de boekhouding van gesubsidieerde onderzoeksprojecten na de officiële einddatum vaak niet werd afgesloten, zodat er nog tijdenlang kosten op konden worden geboekt. Wetenschappers declareerden massaal uren op ‘oude’ projecten, die soms al meer dan een half jaar formeel waren afgerond. Volgens interne rapportages van accountant PwC ging het in 2018 om 74.000 uren, in 2019 om 60.000.

Bij een opschoning van de boekhouding in 2019 bleek ruim 15 miljoen euro in onterecht openstaande projecten te zitten. De financiële afdeling sloot daarna meer dan vijfhonderd projecten alsnog boekhoudkundig af. Het geld kwam terecht in de reserves van de universiteit, blijkt uit een accountantsrapport.

Normbesef

Ook tijdens de looptijd van projecten werd soms met subsidiegeld geschoven. Volgens interne analyses van de financiële afdeling die NRC inzag, werden bij Technische Natuurwetenschappen, de grootste faculteit op de Delftse universiteit, in 2020 tientallen overboekingen tussen projecten gevonden van samen zo’n 2 miljoen euro die „stelselmatig onvoldoende onderbouwd” waren. Bij één project werd volgens die interne analyse 300.000 euro aan uitgekeerd subsidiegeld overgeheveld naar de rekening van de afdeling, waardoor het voor andere doeleinden kon worden gebruikt.

Bij deze faculteit werden ook „regelmatig” projectbegrotingen aangepast „terwijl daar geen aanleiding voor is”, volgens het interne document. Bijvoorbeeld door te schuiven tussen begrotingsposten, zodat de toegekende subsidie kon worden opgemaakt, legt een betrokkene uit.

Financieel medewerkers noteerden dat medewerkers „regelmatig de indruk geven” dat ze niet hun échte gewerkte uren voor een project registreerden, maar zoveel uren schreven als nodig was om de subsidie helemaal op te maken.

Bij een groot project binnen QuTech – een prestigieus instituut voor onderzoek naar kwantummechanica – vermoedde accountant EY begin 2021 dat de betrokken wetenschappers meer uren opgaven dan ze er daadwerkelijk aan werkten, blijkt uit een interne evaluatie. EY stelde er veel vragen over. Het kostte de financiële afdeling naar eigen zeggen „veel effort” om de accountant ervan te overtuigen dat hier geen sprake was van bewust onrechtmatig handelen maar van misverstanden. EY accepteerde die uitleg.

In een notitie die de financiële afdeling van de TU destijds naar de eigen accountant stuurde, wordt naar verklaringen gezocht voor de cultuur van ‘subsidiemaximalisatie’. „De wetenschap staat onder een hoge prestatiedruk met lage kansen tot binnenhalen van projectgelden en derhalve ontstaat gedrag dat gericht is op zoveel mogelijk geld binnenhalen en potjes veiligstellen. De meest gehoorde zin is: ‘dit heb ik verdiend’.”

Geld dat overbleef uit het ene project werd daarom bijvoorbeeld soms gebruikt voor een ander project, legt een betrokkene uit.

De cultuur was bij diverse faculteiten ingesleten: „PA’s [projectadministrateurs] en managers zijn de afwijkende werkwijzen normaal gaan vinden in plaats van dat er gesignaleerd wordt dat het zo niet kan/mag.”

„Het normbesef”, zo staat in een van de vele interne stukken over deze praktijken, „lijkt ver naar de achtergrond verdwenen en wordt onvoldoende gevoed.”

Deze omgang met subsidies bij de TU Delft past binnen een cultuur van veel en gemakkelijk geld uitgeven, waarbij risico’s niet worden geschuwd en de financiële verantwoording vaak mager is. Deze cultuur beschreef NRC eerder, op basis van tientallen interne documenten en acht bronnen die hoge functies bij de universiteit hebben (gehad).

Lees ook Waarom blijft de TU Delft miljoenen steken in een prestigieuze kliniek?

Veelvuldige vragen

Hoe wijdverbreid de hierboven beschreven praktijken precies waren, is onbekend. Meerdere bronnen die NRC sprak, benadrukken dat de omgang met subsidies per faculteit verschilt. En dat het correct toewijzen van gewerkte uren en kosten aan gesubsidieerde projecten niet altijd gemakkelijk is, omdat financiering van wetenschappelijk onderzoek uit allerlei verschillende potjes vanzelf tot rommeligheid leidt – zeker als voor al die potjes verschillende regels gelden.

Uit de interne documenten en mails die NRC inzag, blijkt wel dat de praktijken meer dan incidenteel voorkwamen en de ‘rommeligheid’ overstegen. Zo zijn er mails van een medewerker die vroeg naar manieren om overgebleven geld uit een afgesloten project over te hevelen naar een volgend jaar. Volgens die medewerker was dat bij andere faculteiten ook gebruikelijk: „Andere faculteiten schijnen gebruik te maken van een ‘bestemmingscode’ om geld mee te geven.”

In een andere uitgebreide mailwisseling zoeken administratief medewerkers naar een manier om de kosten van een onderzoeker te boeken op een nieuw project, omdat het project waarop hij normaal zijn uren boekte, is afgesloten. Ook wanneer een medewerker mailt dat „kosten overboeken van het ene project naar het andere project in principe niet meer mag. En ook niet kosten declareren van het ene project op het andere project”, gaat de zoektocht door.

Eén aspect van de ‘creatieve’ boekhouding werd begin 2021 voorgelegd aan het college van bestuur. Aanleiding waren „veelvuldige nadere vragen vanuit subsidieverstrekkers”, die kritisch waren over de gewoonte binnen de TU Delft om de aanschaf van elektronische apparatuur en machines volledig af te schrijven binnen de looptijd van een project. Dit terwijl veel van die apparaten ook na en buiten het gesubsidieerde project door de universiteit werden gebruikt en dus deels betaald zouden moeten worden uit andere geldstromen. Uit memo’s voor het college van bestuur blijkt dat Delft „nagenoeg” als enige universiteit de aanschaf van apparaten zo financierde, en dat subsidieverstrekkers (waaronder de Europese Commissie) eisten dat hier een einde aan zou komen.

Uit verslagen van de vergadering en onderliggende stukken blijkt dat bestuurders vooral nadachten over hoe de bestaande praktijk kon worden voortgezet.

Delen Mail de redactie