Column | Goed delegeren: wat zijn de do’s en de don’ts?

Deze week bracht ik een dag door met vijftig jonge leidinggevenden. Eén onderwerp hield ze bovenmatig bezig: delegeren. Wanneer doe je dat goed? En wat moet je vooral niet doen? Eerst de basics. Volgens delegeer-expert Deborah Grayson Riegel zijn er vier belangrijke stappen.

1 Kies de juiste persoon. Wie kan dit werk goed doen en heeft tijd? Dat zijn prima vragen. Maar je kunt ook denken: wie zou dit moeten leren? Of: wie komt er te weinig aan bod in ons team? Of: wie is er aan de beurt voor deze klus die niemand leuk vindt? Bepaal je criteria, kies iemand en leg uit waarom zij of hij de taak krijgt.

2 Beschrijf het verlangde resultaat. Wat zien we als het werk klaar is? Wat zijn de kwaliteitscriteria? Waarom? Bij deze stap is het goed om aan te geven hoeveel vrijheid er is bij het uitvoeren van het werk. Zonodig kun je de ander uitdagen om met creatieve ideeën te komen: wat kan er beter of slimmer bij deze klus?

3 Spreek tussenstappen af. Je wil niet micromanagen. En je wil mensen ook niet aan hun lot overlaten. Daarom is het goed om tussentijds overleg te plannen. Bijvoorbeeld: wanneer kunnen we samen naar een eerste versie kijken? Houd jezelf strikt aan die afspraken. Als iemand hard heeft gewerkt om een deadline te halen, moet jij beschikbaar zijn om het werk in ontvangst te nemen.

4 Zorg voor een motiverende omgeving. Soms helpt aanmoediging. Soms helpt het om mensen even met rust te laten. Het is niet gek om gewoon te vragen: wat heb je van mij nodig? Zorg in elk geval dat je makkelijk aanspreekbaar bent voor mensen aan wie je werk hebt gedelegeerd. En natuurlijk moet je zorgen voor geld, tijd, faciliteiten, contacten en wat er verder nodig is om het werk goed te kunnen doen.

Tja. Hoe moeilijk kan het zijn, denk je bij zo’n lijstje. Maar in de praktijk gaat er veel fout. Een paar vaak voorkomende valkuilen.

1 Werk delegeren omdat het voor jou geen prioriteit heeft. Als iets niet belangrijk is voor jou, vraag je dan af of het überhaupt gedaan moet worden.

2 Pas delegeren als de druk bij jou te groot wordt. Begin met delegeren als je nog de tijd hebt om het werk goed te begeleiden. Zeker als medewerkers nieuwe dingen moeten leren.

3 De vervelende kanten van een klus verzwijgen. Bespreek eerlijk de risico’s van een klus. Denk samen na over hoe je problemen onderweg kunt tackelen.

4 Collega’s die nog aan het leren zijn, afrekenen op fouten. Soms draait delegeren vooral om ontwikkeling. En dat gaat nu eenmaal met vallen en opstaan. Een goede manager is ook een beetje leraar.

5 Je schuldig voelen als je iets delegeert. Bedenk: sommige taken passen niet bij mij of mijn baan. Maar ze passen uitstekend bij een collega. Die persoon is er wel goed in, krijgt er energie van, vindt het juist een uitdaging. Delegeren is bovendien een belangrijke manier om anderen te ontwikkelen. En om collega’s te tonen dat jij hen uiteindelijk, als het erop aan komt, toch best wel een beetje vertrouwt.

Ben Tiggelaar schrijft wekelijks over persoonlijk leiderschap, werk en management.