Dilemma
Sinds de coronacrisis is thuiswerken normaler geworden. Kun je dat ook doen vanuit een warm buitenland? Vooral tijdens de donkere wintermaanden zal dat veel kenniswerkers bijzonder aanspreken. Moet je dat als werkgever goedvinden? En zijn er geen juridische risico’s?
Waarom niet?
Als je werknemers toestaat om een paar weken of maanden vanuit het buitenland te werken, dan levert dat in ieder geval één duidelijk voordeel op: meer werkgeluk. Dat zegt hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie Toon Taris van de Universiteit Utrecht. „Werknemers voelen zich meer eigen baas en kunnen hun werk net iets vrijer inrichten. Daarbovenop kan de verandering van omgeving inspirerend zijn. Dat kan tezamen een sterk motiverend effect hebben.” Daar komt nog eens bij dat ‘workations’ door werknemers als een aantrekkelijke extra secundaire arbeidsvoorwaarde worden gezien. „Het geeft ook status. Mensen kunnen zeggen: ‘ik zit deze winter op Hawaï, bij ons kan dat gewoon.’”
Er zijn echter ook risico’s verbonden aan dit soort constructies, waarschuwt Taris, zelfs als iemand zijn werk in theorie prima op afstand kan doen. Het belangrijkste daarvan is dat de werknemer minder betrokken raakt bij de organisatie. „Je komt je collega’s niet meer tegen tijdens informele contactmomenten. Dat effect zagen we ook al bij thuiswerkende medewerkers tijdens de coronacrisis.” Daarnaast neemt het risico op een slechte werk-privébalans toe. „Dat geldt precies zo voor normaal thuiswerken: het wordt moeilijker om werk en thuis van elkaar te scheiden.” Werkgevers hoeven echter niet te bang te zijn dat werknemers de kantjes ervan af zullen lopen: „Onderzoek onder thuiswerkers laat zien dat zij zich over het algemeen heel verantwoordelijk opstellen, ook omdat ze worden beoordeeld op eindresultaat.”
Let wel hierop
Het belangrijkste advies van arbeidsrechtadvocaat Jan Dop van Russell Advocaten Amsterdam: „Beperk remote werken tot een periode van maximaal zes maanden, dan blijft je als werkgever meestal veel regelwerk bespaard.” Dat regelwerk ligt maar liefst binnen vier rechtsgebieden: het fiscaal recht, socialezekerheidsrecht, immigratierecht en het arbeidsrecht. Wanneer een werknemer namelijk langer dan een half jaar vanuit het buitenland werkt, kan het recht van dat land van toepassing worden. Dat kan allerlei consequenties hebben, zoals belastingplichtigheid in het buitenland. „Bij het socialezekerheidsrecht ligt die termijn voor sommige landen overigens al na drie maanden”, zegt zijn collega-advocaat Farhana Mahabali. „Dat geldt bijvoorbeeld voor Griekenland, omdat dat land de kaderovereenkomst grensoverschrijdend telewerk niet heeft ondertekend. Bij landen buiten de EU is het voor werkgevers daarnaast relevant om te controleren of er socialezekerheidsverdragen zijn gesloten.”
Als je als werkgever rekening houdt met deze termijnen, dan valt remote werken goed te regelen, zegt Dop: „De meeste organisaties hebben tegenwoordig wel een thuiswerkregeling. Daarop kun je in overleg met de ondernemingsraad wat toevoegingen doen, zoals een maximale ‘workation’-duur. En daarnaast kun je in een addendum op de arbeidsovereenkomst individuele afspraken maken, bijvoorbeeld over de bereikbaarheid van werknemers.”
Daarbovenop is het volgens Dop slim om afspraken te maken met de Arbodienst over wat er moet gebeuren als een werknemer onverhoopt ziek wordt in het buitenland, en moet je de verzekeringen van de organisatie nog eens onder de loep nemen, waaronder de ziekteverzuimverzekering. Ook moet je rekening houden met de AVG: je wilt immers niet dat er privacygevoelige informatie weglekt over een brakke internetverbinding. Een vooruitkijkende werkgever zou kunnen overwegen om dit soort workations zelf te regelen, bijvoorbeeld door een gespecialiseerd workation-servicebureau in de arm te nemen, of zelf een workation-locatie te huren, zegt Dop: „Dan heb je ook meer controle over de arbeidsomstandigheden en ict-infractructuur.” Als de ‘Wet werken waar je wilt’ deze zomer overigens niet was verworpen door de Eerste Kamer, hadden werkgevers een workation alleen mogen weigeren als zij oordeelden dat hun belangen zwaarder wogen dan die van de werknemer, zegt Dop.
Taris raadt wel aan om duidelijke en eerlijke regels op te stellen over welke functiegroepen onder welke voorwaarden op workation mogen. „Werknemers die braaf in Nederland blijven kunnen zich anders benadeeld voelen. Als blijkt dat collega’s zomaar meer mogen dan jij, dan kan dat demotiverend werken. Er moet immers altijd een balans zijn tussen wat je als werknemer in je werk investeert en wat je ervoor terugkrijgt. En je wilt ook niet dat je collega’s in dat opzicht duidelijk beter af zijn dan jij.”
Daarnaast is het goed om regelmatig contact te houden met remote werkende werknemers, zonder daarbij controlerend te worden: „Anders voelt het toch als een motie van wantrouwen.” Om scheve ogen te voorkomen, kan een team-workation worden overwogen. Taris: „Ik herinner me een hoogleraar die met een groep promovendi een weekje naar een kasteel in Zuid-Frankrijk vertrok, tien jaar geleden al. Ze hebben daar hard en ongestoord kunnen werken, en het was ook nog eens goed voor de teamsfeer.”
Dus
Werknemers toestaan om tijdelijk vanuit een warm buitenland remote te werken, kan een sterk motiverend effect hebben. Regelingen moeten echter wel eerlijk en transparant zijn, zodat achterblijvers zich niet benadeeld voelen. Mits een verblijf in het buitenland de zes maanden niet overschrijdt, valt het juridische regelwerk bovendien te overzien.
