Column | Hoe kan je creatief online vergaderen?

Thuiswerken en online vergaderen: blijvende gevolgen van corona. Voordelen zijn er genoeg. Maar er kleeft er ook een belangrijk nadeel aan digitaal samenwerken: het remt de creativiteit. Hoe zit dat? En wat kun je eraan doen? Eerst het probleem. Dit voorjaar schreef NRC over onderzoek van Melanie Brucks en Jonathan Levav, gepubliceerd in Nature. Heel kort samengevat: via experimenten en veldstudies stelden de onderzoekers vast dat online brainstormen tot ongeveer 15 procent minder creatieve ideeën leidt dan ouderwets bij elkaar zitten. Een mogelijke verklaring is volgens Brucks en Levav de smalle focus die we hebben tijdens online vergaderingen. We zitten stil en kijken naar een beeldscherm. Dat is niet bevorderlijk voor het verzinnen van creatieve ideeën. De resultaten van Brucks en Levav staan niet op zichzelf. Ouder onderzoek van Olson en Olson, waarover ik hier al eens schreef, laat vergelijkbare effecten zien.

Wat kun je hieraan doen? Best een belangrijke vraag, want in een tijd vol kleine en grote crises is de behoefte aan creatieve ideeën groot. Moeten we nu allemaal terug naar kantoor? Of zijn er ook andere mogelijkheden?

Adam Grant, bekend organisatiepsycholoog en auteur, heeft een originele kijk op deze kwestie. Volgens hem deugt de manier waarop we in de regel brainstormen – of we nu echt of online samenkomen – sowieso niet.

Waarom? Nou, bij een plenaire brainstorm kan er maar één persoon tegelijk aan het woord zijn. Dus heel productief is het niet. Ook lastig: vaak houden introverte mensen of collega’s lager in de pikorde zich stil. Daarnaast wil niemand in een groep met collega’s dom of gek overkomen, dus houden we onze meest extravagante ideeën voor onszelf. En ook hebben we in groepen de neiging tot conformisme, zodat vaak niet het beste, maar het populairste idee de meeste aandacht krijgt.

Ook Brucks en Levav onderkennen deze interpersoonlijke problemen bij brainstorms. En volgens hen spelen ze even sterk bij virtueel als bij echt vergaderen.

Misschien moeten we eerst leren beter te brainstormen. Als we werkelijk creatief aan de slag willen, is meer nodig dan enkel de vraag stellen: ‘Iemand nog een goed idee?’

Een techniek die Grant aanbeveelt, is brainwriting. Daarbij krijgen alle deelnemers een probleemstelling voorgelegd en schrijven ze zoveel mogelijk ideeën op. Dit kan tegelijk op kantoor, maar ook prima op je eigen tijd en plaats. Een extra mogelijkheid is dat je daarna allemaal je lijst doorgeeft aan een collega (bijvoorbeeld degene die alfabetisch na jou komt), die vervolgens doorbouwt op jouw ideeën. Dit kun je verschillende keren herhalen. Ten slotte verzamel je alle ideeën, bij voorkeur anoniem, en maak je samen een keuze. Het liefst aan de hand van vooraf vastgestelde criteria.

Het voordeel van een dergelijke aanpak is dat je heel veel verschillende ideeën ophaalt. En volgens Grant zijn kwantiteit en variatie de belangrijkste elementen bij een brainstorm.

Het aardige van brainwriting is dat je er niet voor bij elkaar hoeft te komen. Alleen het selecteren van de beste ideeën doe je gezamenlijk. En juist dat stukje van het proces blijkt online dan weer even goed te gaan als wanneer je samen in een ruimte zit, zo leert het onderzoek van Brucks en Levav.

Ben Tiggelaar schrijft wekelijks over persoonlijk leiderschap, werk en management.